Сначала нужно определиться: вы отталкиваетесь от максимальной экономии или от качества мероприятия. Также может быть важна определённая атмосфера, эстетика.
В некоторых случаях важно провести событие около магазина, автосалона. В других играет роль повышенный комфорт проведения. Так что прежде, чем вы окончательно решили, что нужна аренда сцены, сначала полностью продумайте сценарий.
Экономичный подход к сценарию
Если выбрали экономию, то лучше заручиться звёздами и(ли) спонсорами. В этом случае можно провести мероприятие на площади. И не понадобятся затраты на приглашение людей и организацию их приезда и отбытия. Также не понадобятся шатры, собственная служба безопасности и многое другое.
Можно немного схитрить: и пригласить местные коллективы, которые любимы администрацией. Например, это могут быть звёзды городского или даже районного масштаба.
Хороший вариант: приурочить ваше событие ко Дню города или другим запланированным мероприятиям. В этом случае будет польза и вам (больше людей); и жителям (на одно интересное событие больше).
Не пропустите: КАКИЕ ФАКТОРЫ ВАЖНЫ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО СЦЕНАРИЯ МЕРОПРИЯТИЯ НА ВОЗДУХЕ
Далее остаётся только обратиться к специалистам и попросить составить максимально экономный список оборудования. Конечно, если вы приглашаете звёзд федерального масштаба, то качество звука и света всё равно должно оставаться приемлемым. Зато вы сэкономите на каналах привлечения и многом другом.
Качественный подход к сценарию
Если более важно качество мероприятия, то лучше выбрать проведение на стадионе (за трибунами можно разместить максимальное количество самого разного реквизита).
Если для сценария важна избранность и эстетика: лучше всего провести вашу презентацию у воды. Вы презентуете дорогие бренды? Выберите место проведения в эксклюзивном загородном санатории.
Для особенно значимых гостей предусмотрите размещения. Также у вас не возникнет проблем с фуршетной частью даже если погода будет оставлять желать лучшего.
Не пропустите: ЭКСПЕРТ О ВОЗМОЖНОСТЯХ СВЕТОДИОДНОГО RGB-ОСВЕЩЕНИЯ ДЛЯ БОЛЬШОЙ СЦЕНЫ
Повышенно креативный подход
Если средств не очень много, но и не так уж мало — можно сделать ставку на способность удивлять. Например, среди ваших знакомых есть талантливые клоуны (но не слишком раскрученные).
Можно договориться с ними за разумную цену. Пусть покажут самую фееричную часть своего представления. Вокруг этого можно построить мероприятие. А они взамен получат бесплатный пиар и ещё возможность заработать.
Можно выстроить креатив вокруг места проведения: например, выбрать место, где можно сделать очень красивые фото или особенно атмосферную территорию. Людям нравятся красивые фото. Они приедут.
Если ключевыми участниками являются семьи с детьми — подойдут необычные ростовые куклы или просто кукольный спектакль на улице.
Следует позаботиться о большом количестве конкурсов с призами. Хорошая идея — пригласить фотографа и собирать таким образом контакты: сами фото вы отправляете бесплатно, но вместе с этим и ненавязчивое предложение. Это лучше, чем раздача флаеров. Приносите пользу.
Хотите ещё больше удивления? Сделайте зимнее представление летом и наоборот. Или добавьте эффектные трюки: цирковые номера, катание на лошадях и др.
Не пропустите: СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ КОРПОРАТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Итоги
Вы определились со скелетом сценария и форматом мероприятия. Теперь осталось подобрать нужный размер сценической конструкции. А также определиться с необходимым оборудованием для организации света и звука.
Не забудьте о необходимых дополнениях: шатрах (на случай непогоды); биотуалетах (если их нет рядом в достаточном количестве), службе безопасности и уборке территории после шоу.
Подумайте о том, чтоб пригласить профессионального сценариста: его услуги будут стоить не так дорого по сравнению с затратами на мероприятие.
Зато вы получите результат. Лучше всего обратиться в ту компанию, где вы арендуете мероприятие. Они подскажут: что лучше сработает для вашей ситуации.