Актуальные сведения об имеющихся в распоряжении компании или организации аппаратных и программных ресурсах, об их пользователях и истории закупок как техники, так и софта — это информация, без которой эффективное управление IT-активами сегодня невозможно.
Не так давно эти данные хранилась исключительно в бухгалтерских системах.
И регистрация нового оборудования была такой же стандартной операцией, как присвоение инвентарного номера и учет соответствующей единицы в структуре затрат.
EqMan — современное решение для учета и инвентаризации офисной техники
Система EqMan оптимизирована для учета компьютерной техники, она позволяет управлять аппаратными ресурсами и хранить всю сопутствующую информацию с возможностью эффективного её анализа в круглосуточном режиме.
В EqMan в частности содержатся актуальные данные о физическом местоположении каждой учтенной единицы, а с помощью встроенного файл-менеджера в базу сервиса также можно вносить электронные копии документов о покупке оборудования, гарантийные талоны и пр.
При этом предусмотрены также опции для создания специальных форм для отдельных типов техники (не только ПК, но и мониторов, принтеров, телефонов, ИБП и пр) и импорта данных учета из внешних источников.
Все операции по выдаче и возврату учтенных единиц регистрируются в системе параллельно с формированием отчетов о перемещении.
Автоматическая инвентаризация IT-ресурсов
Одной из ключевых функций сервиса EqMan является фиксация технических данных конфигураций компьютерного оборудования. Точная информация о сетевом имени машины, её серийном номере, модель, производитель и пр. заводятся в систему посредством функций аппаратного и системного сканирования.
Дополнительными атрибутами идентификации являются текущий IP-адрес и имя зарегистрированного в системе пользователя. Встроенный сетевой сканер автоматически предоставляет информацию об активных сетевых устройствах, а также позволяет регистрировать оборудование, на котором не установлено приложение системы (клиент).
Инвентаризация расходных материалов
Функция инвентаризации оборудования EqMan — это возможность быстро и эффективно проводить учет и инвентаризацию расходных материалов.
Исчерпывающие и актуальные данные о запасах расходных материалов, об их выдаче и закупках существенно упрощают контроль и минимизируют риск возникновения нехватки того или иного «расходника«.
Удаленная инвентаризация оборудования
Программное обеспечение EqMan также позволяет проводить инвентаризацию офисного оборудования в удаленном режиме. Процедура считывания штрих-кодов устройств и их регистрация базе данных системы выполняется посредством мобильного приложения.
А далее организация инвентаризации фактически сводится к указанию ответственных сотрудников и формированию актуального списка закрепленного за каждым оборудования. Данные в мобильном приложении и в основной базе синхронизируются автоматически, поэтому по факту сканирования специалист сразу же получает всю необходимую информацию.
Плановое техническое обслуживание
С учетом того, что обслуживание ключевых компонентов IT-инфраструктуры компании (организации), как правило, является плановым мероприятием, в EqMan график будущих ТО с указанием дат и затрат можно задавать заранее.
Плюс к этому, данные о прошлых ремонтах и обновлениях, спецификации новых деталей и компонентов также отражаются в карточках устройств.
Анализ затрат
Управление IТ-ресурсами с помощью системы EqMan предусматривает постоянный контроль затрат содержание, обслуживание и ремонт оборудования.
Таким образом, просто путем анализа данных о ремонте можно оперативно определить и исключить те устройства, которые создают наибольшую финансовую нагрузку на бюджет компании.
Преимущества учета компьютерной техники с помощью сервиса EqMan
Управление имеющимися аппаратными ресурсами с помощью EqMan — https://eqman.co/uchet-kompyuterov-dlya-ofisov-i-it-kompaniy/ — это в первую очередь постоянный и эффективный контроль технического состояния технической базы офиса компании.
Клиент EqMan, установленный на рабочих компьютерах персонала, позволяют в полной мере контролировать оборудования и оповещает о любых нарушениях правил его эксплуатации и рабочего распорядка компании.
Кроме того, дополнительная информация в базе системы — это также возможность быстро сформировать любой отчет о конфигурации оборудования, типах ресурсов и запасах расходных материалов.