За минувшие два с лишним года отечественному бизнесу пришлось самым непосредственным образом «познакомиться» с неизвестными ранее задачами, решение которых требовало поиска и, что самое главное, незамедлительной реализации целого комплекса эффективных ответных мер.
Один из самых, пожалуй, наглядных тому примеров — так называемый удаленный режим работы, который, несмотря на некоторые очевидные выгоды, создал (а в отдельных моментах и продолжает создавать) массу проблем, в первую очередь отделам кадров и администрациям компаний и организаций.
Внутрикорпоративная коммуникация в условиях «удалёнки»
До недавнего времени, как известно, всю внутрикорпоративную коммуникацию компаний административные отделы и отделы кадров вели исключительно на бумажных документах и электронных письмах.
Новые же реалии удаленного режима буквально в первые же месяцы показали, насколько устарели такие системы документооборота. Коммуникация начала сбоить, и вместе с тем проблему никак нельзя было игнорировать.
Не пропустите: 4.4 МЛН СТРАНИЦ ЕЖЕМИНУТНО ДО 2025 ГОДА — К ВОПРОСУ О ПЕРСПЕКТИВАХ PAPERLESS
Ведь если обычные планерки, совещания и даже переговоры можно проводить в формате видеоконференций, то современные процессы администрирования и управления кадрами, как выяснилось, перенести в «онлайн» гораздо сложнее. Но НЕ невозможно.
Более того, грамотно спланированный электронный документооборот (ЭДО) и профессионально организованный электронный архив документов в новых условиях не только радикально превосходят устаревшие методы работы с документами, но и позволяют вывести коммуникацию внутри компании на совершенно новый уровень эффективности.
В чем сложность организации эффективного документооборота в условиях удалёнки?
Для наглядности, опять же: учет отпусков сотрудников или расчет командировок в формате Excel, пусть даже и очень скрупулезно рассортированные по соответствующим папочкам, в условиях «удалёнки» и т.н. гибридного режима вести очень непросто.
Нужные электронные письма постоянно теряются в общем потоке переписки, а заявления и отчеты на бумаге если и не пропали, то часто подаются не вовремя и/или составлены некорректно.
Не пропустите: КАК ВОССТАНОВИТЬ УДАЛЕННЫЙ ДОКУМЕНТ TEAMS
И это лишь самые распространенные и ежедневные проблемы, с которыми приходится бороться каждому сотруднику, работая с «офлайн-системой» документооборота.
Не менее актуальны и проблемы защиты информации. В условиях удаленного режима работы количество непосредственных контактов между сотрудниками сокращаются до самого необходимого минимума (для чего, собственно, и требуется «удалёнка»).
Однако обычная работа с документами (начиная с самого элементарного: оформление и увольнение сотрудников, больничных, командировок, отпусков и пр.) продолжается, а объем внутренних документов, оказавшихся за пределами офиса (с риском утери или разглашения информации), кратно возрастает. Как решать такие проблемы?
Современная внутрикорпоративная коммуникация — это ЭДО
Цифровые технологии документооборота, которые как-то очень уж долго оставались на второстепенных ролях, в условиях удалёнки наконец-то продемонстрировали свои преимущества в самой что ни есть практической плоскости.
И настолько удачно, что специалисты называют ЭДО одним из ключевых глобальных трендов в области цифровизации по итогам 2021 года.
Сегодня даже те компании (и целые отрасли экономики), ранее имевшие очень мало общего с виртуальным миром, активно переходят на ЭДО, а технологии электронных внутрикорпоративных коммуникаций стремительно расширяются за пределы офисных пространств. Это свершившийся факт!
Не пропустите: УДАЛЁННЫЙ ОФИС В СОВРЕМЕННОМ ОБЛАКЕ: КАК ЭТО ДЕЛАЕТСЯ
Современный документооборот может осуществляться в электронном виде эффективным и безопасным способом. ЭДО быстро заменяет старые «бумажные» системы, существенно упрощая массу рабочих вопросов, сокращая ресурсы и ускоряя рабочие процессы.
При условии, конечно, что новая система ЭДО спроектирована, внедрена и освоена профессионально. Несмотря на всю сложность цифровых решений, любая новая система электронного документооборота должна быть продуманной и вместе с тем простой и понятной для всех её пользователей.
Специализированные решения для бизнеса
В настоящее время на нашем рынке нет дефицита современных программных инструментов для администрирования и управления документооборотом. Большинство решений включают набор оптимизированных функций для ускоренного оформления, обмена и хранения основных документов.
А значит, что называется «прямо из коробки», способны существенно упростить процессы коммуникации на уровне администрация-сотрудник, а также оптимизировать процессы сбора, систематизации и анализа соответствующей информации.
Не пропустите: ДОМАШНИЙ ОФИС СОТРУДНИКА НА УДАЛЁНКЕ: ОРГАНИЗУЕМ КАНЦТОВАРЫ ПРАВИЛЬНО
Примером могут служить системы ЭДО и электронного архива «Этлас» компании «Этлас-софт». Это полнофункциональные платформы, разработанные специально для компаний и организаций, которые готовы к переходу на новые, более качественные и эффективные решения по автоматизации документооборота и оптимизации внутрикорпоративной коммуникации.
Как показывает непосредственный опыт работы с платформами «Этлас», они в самые короткие сроки упрощают и ускоряют процессы документооборота и нормализуют рабочие взаимоотношения между администрацией и сотрудниками компании, в том числе и в условиях, когда эти отношения приходится выстраивать и налаживать удалённо.
[irp]