ЭДО и нормализация внутрикорпоративной коммуникации в условиях «удалёнки»

За минувшие два с лишним года отечественному бизнесу пришлось самым непосредственным образом «познакомиться» с неизвестными ранее задачами, решение которых требовало поиска и, что самое главное, незамедлительной реализации целого комплекса эффективных ответных мер.

Один из самых, пожалуй, наглядных тому примеров — так называемый удаленный режим работы, который, несмотря на некоторые очевидные выгоды, создал (а в отдельных моментах и продолжает создавать) массу проблем, в первую очередь отделам кадров и администрациям компаний и организаций.

Внутрикорпоративная коммуникация в условиях «удалёнки»

До недавнего времени, как известно, всю внутрикорпоративную коммуникацию компаний административные отделы и отделы кадров вели исключительно на бумажных документах и электронных письмах.

Новые же реалии удаленного режима буквально в первые же месяцы показали, насколько устарели такие системы документооборота. Коммуникация начала сбоить, и вместе с тем проблему никак нельзя было игнорировать.

Не пропустите: 4.4 МЛН СТРАНИЦ ЕЖЕМИНУТНО ДО 2025 ГОДА — К ВОПРОСУ О ПЕРСПЕКТИВАХ PAPERLESS

Ведь если обычные планерки, совещания  и даже переговоры можно проводить в формате видеоконференций, то современные процессы администрирования и управления кадрами, как выяснилось, перенести в «онлайн» гораздо сложнее. Но НЕ невозможно.

Более того, грамотно спланированный электронный документооборот (ЭДО) и профессионально организованный электронный архив документов в новых условиях не только радикально превосходят устаревшие методы работы с документами, но и позволяют вывести коммуникацию внутри компании на совершенно новый уровень эффективности.

Как быстро отсканировать большой документ в один PDF "чужим" сканером

В чем сложность организации эффективного документооборота в условиях удалёнки?

Для наглядности, опять же: учет отпусков сотрудников или расчет командировок в формате Excel, пусть даже и очень скрупулезно рассортированные по соответствующим папочкам, в условиях «удалёнки» и т.н. гибридного режима вести очень непросто.

Нужные электронные письма постоянно теряются в общем потоке переписки, а заявления и отчеты на бумаге если и не пропали, то часто подаются не вовремя и/или составлены некорректно.

Не пропустите: КАК ВОССТАНОВИТЬ УДАЛЕННЫЙ ДОКУМЕНТ TEAMS

И это лишь самые распространенные и ежедневные проблемы, с которыми приходится бороться каждому сотруднику, работая с «офлайн-системой» документооборота.

Не менее актуальны и проблемы защиты информации. В условиях удаленного режима работы количество непосредственных контактов между сотрудниками сокращаются до самого необходимого минимума (для чего, собственно, и требуется «удалёнка»).

Однако обычная работа с документами (начиная с самого элементарного: оформление и увольнение сотрудников, больничных, командировок, отпусков и пр.) продолжается, а объем внутренних документов, оказавшихся за пределами офиса (с риском утери или разглашения информации), кратно возрастает. Как решать такие проблемы?

Современная внутрикорпоративная коммуникация — это ЭДО

Цифровые технологии документооборота, которые как-то очень уж долго оставались на второстепенных ролях, в условиях удалёнки наконец-то продемонстрировали свои преимущества в самой что ни есть практической плоскости.

И настолько удачно, что специалисты называют ЭДО одним из ключевых глобальных трендов в области цифровизации по итогам 2021 года.

Сегодня даже те компании (и целые отрасли экономики), ранее имевшие очень мало общего с виртуальным миром, активно переходят на ЭДО, а технологии электронных внутрикорпоративных коммуникаций стремительно расширяются за пределы офисных пространств. Это свершившийся факт!

Удалённый офис в современном облаке: как это делается

Не пропустите: УДАЛЁННЫЙ ОФИС В СОВРЕМЕННОМ ОБЛАКЕ: КАК ЭТО ДЕЛАЕТСЯ

Современный документооборот может осуществляться в электронном виде эффективным и безопасным способом. ЭДО быстро заменяет старые «бумажные» системы, существенно упрощая массу рабочих вопросов, сокращая ресурсы и ускоряя рабочие процессы.

При условии, конечно, что новая система ЭДО спроектирована, внедрена и освоена профессионально. Несмотря на всю сложность цифровых решений, любая новая система электронного документооборота должна быть продуманной и вместе с тем простой и понятной для всех её пользователей.

Специализированные решения для бизнеса

В настоящее время на нашем рынке нет дефицита современных программных инструментов для администрирования и управления документооборотом. Большинство решений включают набор оптимизированных функций для ускоренного оформления, обмена и хранения основных документов.

А значит, что называется «прямо из коробки», способны существенно упростить процессы коммуникации на уровне администрация-сотрудник, а также оптимизировать процессы сбора, систематизации и анализа соответствующей информации.

Не пропустите: ДОМАШНИЙ ОФИС СОТРУДНИКА НА УДАЛЁНКЕ: ОРГАНИЗУЕМ КАНЦТОВАРЫ ПРАВИЛЬНО

Примером могут служить системы ЭДО и электронного архива «Этлас» компании «Этлас-софт». Это полнофункциональные платформы, разработанные специально для компаний и организаций, которые готовы к переходу на новые, более качественные и эффективные решения по автоматизации документооборота и оптимизации внутрикорпоративной коммуникации.

Как показывает непосредственный опыт работы с платформами «Этлас», они в самые короткие сроки упрощают и ускоряют процессы документооборота и нормализуют рабочие взаимоотношения между администрацией и сотрудниками компании, в том числе и в условиях, когда эти отношения приходится выстраивать и налаживать удалённо.

Ξ  За 10 лет Европа сократила мощности по нефтепереработке на 14%
 Одним твитом:

https://twitter.com/yapampa

НОВОЕ НА САЙТЕ:
#gadgetstyle © 2022 ·   Войти   · Тема сайта и техподдержка от GoodwinPress Наверх