Paperless и МФУ для офиса госорганизации: как выбрать оптимальную модель

По мнению специалистов, несмотря на всю перспективность новопринятой политики «paperless», эффективный документооборот в административных учреждениях и офисах госкомпаний еще очень и очень долго будут обеспечивать привычные нам всем принтеры и сканеры.

Просто потому, что даже сегодня, когда цифровизация стала едва ли не всеобщей, в министерствах, в управлениях всех уровней, в налоговых, мэриях, службах занятости, центрах социального обеспечения, образовательных учреждениях и т.д. ежедневно и ежечасно документация печатается в огромных объемах.

Следовательно, и переход с бумаги на полностью электронные форматы займет не один и не два годы, даже если осуществляться он будет в ускоренных темпах, при достаточном финансировании и с требуемой результативностью.

Поэтому как на предприятиях коммерческой сферы, так в госорганизациях различных уровней сегодня проводится активная работа по оптимизации документооборота и сокращению стоимости печати документов. В том числе и за счет обновления оборудования и закупки более производительных и экономичных систем печати.

В этой связи немного о том, как выбрать недорогое, функциональное и экономичное печатающее устройство для офиса госорганизации.

4 в 1, или почему современное МФУ считаются оптимальным решением

Как показывает практика, многофункциональные устройства, которые выполняют функции принтера, копира, сканера и факса — это очень удобное в работе решение, которое экономит не только рабочее время, но и бюджеты. В нынешних реалиях (и даже с учетом перспектив paperless) одним из основных преимуществ МФУ помимо практичности, является скорость.

К примеру, профессиональные МФУ Xerox позволяют печатать и копировать документы со скоростью до 100 страниц в минуту, как в монохромном режиме, так и в цвете. При этом многие устройства оснащаются также опциями дополнительной обработки документов после печати, например, брошюровщиком.

Paperless и МФУ для офиса госорганизации: как выбрать оптимальную модель

Современное программное обеспечение для работы с документацией

Качественный фирменный софт, которым комплектуются МФУ Xerox, значительно упрощает и ускоряет процессы сканирования, печати и копирования документов и делает работу с большими объемами документации более удобной, эффективной и, главное, безопасной.

Благодаря специализированному программному обеспечению сегодня можно, к примеру, отправить файл на конкретное МФУ в офисе и  потом забрать распечатанный документ лично в нужное время. Такая конфиденциальная печать обеспечивает более высокий уровень контроля и защиты рабочей и персональной информации.

Кроме того, фирменное ПО для печати также позволяет отслеживать все распечатки конкретного документа, а также расход материалов (бумаги и тонера или чернил). Таким образом, вместе с новым МФУ организация получает в свое распоряжение простой, эффективный и часто бесплатный программный инструмент для снижения затрат на печать, защиты от злоупотреблений и обеспечения бесперебойной работы печатающих устройств в офисе.

Paperless и МФУ для офиса госорганизации: как выбрать оптимальную модель

Как выбирать оптимальную модель МФУ для офиса госорганизации в эпоху paperless?

На этапе выбора типа модели по-прежнему необходимо исходить из того, что по своим параметрам и возможностям она должна в полной мере соответствовать не только настоящим, но и будущим запросам своего пользователя. Прежде всего, по объему и скорости печатной нагрузки. Проще говоря, надо сначала получить точную информацию о количестве сотрудников и о том, сколько документов каждый печатает/копирует/сканирует ежедневно, данные просуммировать и затем на их основе выбирать тип и производительность МФУ.

Далее необходимо рассчитать также эксплуатационные расходы и затраты на обслуживание новой системы. К слову, так как тема экологичности печати в настоящее время также имеет некоторую актуальность, то попутно напомним, что струйные МФУ печатают значительно медленнее, чем лазерные, но потребляют меньше электроэнергии и считаются более экологичными.

Вместе с тем, существуют также современные лазерные МФУ, которые изначально разработаны с расчетом на «повышенную экологичность» и имеют соответствующими сертификатами безопасности.

Paperless и МФУ для офиса госорганизации: как выбрать оптимальную модель

Также стоит отметить, что в офисе для МФУ рекомендуется выделять отдельное, хорошо вентилируемое помещение. Лазерные устройства в ходе работы выделяют вредные для здоровья человека частицы, поэтому такую систему лучше установить подальше от рабочих мест сотрудников (в отдельной комнате, в коридоре и т.д.).

Ну и, разумеется, на этапе выбора модели МФУ особое внимание следует обращать на стоимость тонера, его ёмкость, а также на график и стоимость обслуживания системы. Сегодня госорганизациям компании-производители и дистрибьюторы предлагают специальные пакеты услуг на поставку расходных материалов и обслуживание новых МФУ. Это удобнее и дешевле, но с учетом специфики эксплуатации таких систем все вопросы касательно ВСЕХ расходов на их содержание лучше оговорить заранее и с привлечением опытных специалистов.

Ξ  Невозможно подключиться и ошибка 5003, 5004, 104101-104106 и пр. в Zoom
 Одним твитом:
НОВОЕ НА САЙТЕ:
#gadgetstyle © 2021 ·   Войти   · Тема сайта и техподдержка от GoodwinPress Наверх